清代档案整理工作与现代化技术应用刍议

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原文标题：清代档案整理工作与现代化技术应用刍议

随着计算机技术在档案整理工作中的普及应用，我馆档案整理工作已逐步建立起较为规范的工作程序与工作方法。然而，仍然存在一些需要加以注意和改进的地方。本文拟就此展开议论，以期唤起同仁的重视，共同搞好清代档案整理工作。
一　档案整理工作
我馆清代档案经过历年整理现已形成74个全宗，大部分全宗档案已基本做到“有规可循，有目可查”，现阶段档案整理工作重点放在对全宗内档案实体的序化及完善档案检索手段两个方面。因此，目前档案的整理工作包括对档案实体整理及对档案内容的著录两个阶段。档案实体整理阶段是将档案依照原档案实体分类状况，排列档案的案卷秩序，固定档案存放位置，其所完成的是档案的序化过程。而档案的著录阶段是对档案原目录进行改造，标著档案内容信息，制作档案检索工具，其所完成的是档案信息的采集整理过程。现阶段档案整理具体工作程序主要包括：分类、组卷、排序、加盖馆藏章、编号、著录、编制计算机检索工具等项内容，其中比较容易发生错误的有以下环节。
1.档案分类
档案分类是指对全宗内档案依照原档案实体整理分类状况，将档案依照原档案实体分类形式进行分类组卷。在此工作程序中应注意档案的原分类形式，原档案实体分类将档案按照其具体内容属性分为内政、军事、外交、法律等十八大类，各类下又设若干子项。在区分类别时，应注意掌握原档案分类的内容及形式，做到准确分类。除对个别原分类错误的档案进行调整外，大部分档案保持原存放位置。这样做的目的是为了尊重档案历史原貌，尽量保持文件之间的历史联系。
2.固定档号
固定档号是档案整理工作中的重要环节，档号是在档案整理过程中为固定档案的排列顺序而赋予档案的特殊标识。档号不仅能够起到固定档案文件存放位置的作用，更重要的是档号能够成为档案检索的重要标识，人们利用档号的唯一性对档案进行保管利用。
档号分为四层结构，即：全宗号、目录号、案卷号、文件号、实际工作中突出错误发生在对文件号的标识方面，有的一件档案被标记为两个或数个文件号；有的数件档案又被编为一个文件号。此类错误的发生与档案整理者对文件号的含义理解不清有关，特别容易在主件与附件关系问题上发生混乱。要解决这一问题必须首先解决如何正确确定档案文件件数的问题。
档案是人类社会活动中形成的文字记录，每一件文字记录便称为一件档案，档案的件数由此确定，档案整理工作中对文件号的标记正是以此为原则而确定的。一件档案赋予一个文件号，这是档案整理工作的基本常识。档案整理工作中在确定档案件数时应有利于两个方面，其一是便于档案的保管，其二是便于档案的利用。其中更倾向于有利于档案的保管，即固定档案的存放位置

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。作为档案整理者即不要轻易将一件档案标记两个文件号，更不能随意将数件档案文件标记一个文件号。
3.档案的著录
档案著录是对档案文献信息的采集过程，它要求档案著录者对档案中所反映出来的各类信息进行分析、选择和记录，以便于制作各类档案检察工具。目前档案著录项目主要包括：档号、缩微号、文种、官职爵位、责任者、时间、题名、分类号、地区代码、附注等项内容。在采集档案信息的过程中，要求著录人员对清代档案的各类文种有一个比较准确的认识，明确各文种之间的行文关系，掌握各类文种的文书特点。同时通过学习相关文献资料掌握所著全宗档案所反映的时代背景，对全宗内各类档案内容有一个较全面的了解，在充分掌握全宗档案的基本特点后，方可进行档案著录。
档案著录过程中对档案文种的判定及档案题名的拟定是容易发生错误的两个方面，对档案文种的判定错误，是由于著录者对清代档案文种缺乏了解所致。
对于档案题名的拟定错误主要表现为理解歧义和格式不统一两个方面。理解歧义是由于著录者没有看清档案内容便匆忙下定义，导致题名歧义的发生。格式不统一则是由于著录前未对题名的格式作出统一规定所致。
清代档案题名一般由两种基本因素构成，即：外部特征、内部因素组成。外部特征是指档案的文种、具文者、受文者三种构成档案的基本因素，这三种因素在档案中具备明显突出地位且不发生变化。内部因素是指具体描述档案内容特性的语句，即清代档案著录所广泛采用的“为……事”的行文格式。
题名中的外部特征依据档案的文种变化，可仿照清代档案文书构成种类，分成上行文书、下行文书、平行文书三种，此三种不变因素随着档案文种的变化构成档案不同题名的基本框架。
题名中的内部因素起着确定档案题名内容，充实题名特性的作用。它与题名的外部特征一起，构成档案题名的全部内容。
上行文书档案主要包括：题本、奏折、启本、表、笺、申、详、呈、禀等，以及类属于呈文范围的咨呈、移呈、片呈、牒呈等。
由于上行文书大都为具文者向皇帝或上级机构就事情、事件等的发生、发展、变化情况作出汇报，请求上级作出处理决定。所以，

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对这类文书档案题名的拟法，应以强调文种为特征，突出反映事务的发生、发展、变化过程。
上行文书档案题名拟定的基本格式为：具文者＋文种＋为……事（请……事、报……事）。
如：湖北巡抚杨永斌题报微臣接受关防日期事
凡咨呈、移呈、片呈、牒呈应采用“具文单位＋文种＋受文单位＋为……事”的格式。
如：民政部咨呈吏部为本部拟补员外郎、主事等员履历请查核底案见复事
下行文书档案主要包括：制辞、诏书、诰、敕、谕旨、札、牌、批、谕、告示等。
由于下行文书大多为皇帝或上级官署对臣工或下级官署指示、命令、批语等。所以，下行文书题名的拟定，应充分反映出皇帝或上级官署对事件所作出的结论性定语，突出强调下行文书命令性体裁的特点。
下行文书档案题名拟定的基本格式为：具文者＋文种＋受文者＋为……事
如：直隶总督札顺直咨议局为嗣后督抚行咨议局文一律用札事
凡具文者为皇帝本人的文种，应采用“为……事＋文种”的格式。
如：追赠原任江西巡抚夏一鹗为兵部右侍郎诰命
又如：谕令各省督抚查禁种卖鸦片并妥议章程具奏事谕旨
对于没有受文者的文种，如制辞、诏、诰、牌、告示等应采用“具文者＋为……事＋文种”的格式。
如：直隶总督为设立谘议局筹办处事颁发

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的告示
平行文书档案主要包括：咨、移、片、传知、照会、知会等。
由于平行文书大多为一个单位就事件的会商、查照、通知等向另一单位所发出的文件。因此，此类档案题名的拟定，应突出强调事件的处理结果及受文单位名称。
平行文书档案题名拟定的基本格式为：具文单位＋为……事＋受文单位＋文种
如：吏部为查核民政部拟补员外郎、主事各员履历与案相符事致民政部咨文
交片为军机处交内阁转发的文件，其题名格式为：军机处交内阁转＋受文单位＋为…事片
题名中的内部因素从表面上看，往往给人以纷繁杂乱、无从下手的感觉。然而究其内部构成，亦可发现有一些规律可循。
凡事件之发生皆由时间、地点、人物、机构、经过、结果等因素组成。在这些因素中包含着一些相对的不变因素，如档案中所反映出的机构、人名、地点、时间等的称谓。在内部因素中还有一些可人为加以统一控制的因素，如核查、备案、复议、核议、具奏、拟准、解送等描述事件发展结果的动词。因此，对于这些相对不变或可统一控制的因素，在档案题名拟定时要加以集中管理，书写时要做到统一，不可轻易改变其书写式样。如：“总理各国事务衙门”在题名的拟定应用时，要么用其简称“总理衙门”，要么用其全称“总理各国事务衙门”，二者择用其一，一旦被采用其中一种称谓，在以后所拟档案题名中，则统一用之。名词如此，动词亦如此。如：核查、复议、核议、解送等等，一经采用，凡遇相关意思的词汇，则统一采用所拟定的固定词汇。有关动词的采用标准。可参照《六部成语》中的相关词汇。
题名中应尽量不使用现代汉语概念及习惯用词，所用之词应体现清代档案时代特征，符合清代档案书写习惯。
档案题名格式统一的意义首先在于，它能够使题名的拟定工作步入正规化轨道，使之更加规范。以往对题名的拟定没有统一的规定，因而造成题名拟定的混乱。同一行文方式的档案，出现了多种题名拟定方式。这既不利于读者的阅读，又不利于对题名的管理。
其次，统一的题名格式有利于著录人员掌握清代档案行文特点，加深对档案内容理解，进而加快档案的著录速度。题名格式的固定使著录者很方便地将职衔、人名、机构、文种名称等要素，按照规定的格式套引到题名之中，著录者无须因此而多费脑筋，只须对档案主题内容稍加概括，便可完成对档案整条题名的著录。同时，题名格式的固定也为著录审核人员检查著录质量，提供了方便。
再次，统一的题名格式还有助于读者区分上行、下行、平行三种行文方式，加深对档案内容的了解，把握档案的主题。同时，统一的格式用语，也为利用计算机检索相关主题内容提供了方便。
档案题名的拟定还应做到充实题名的内容，尽量向读者展示档案的主要内容，准确表达文件作者所要表示的大意。同时，要注意展示事件所涉及的时间、地点、人物、机构等关键因素。
题名的拟定应注意用词的统一。特别是题名中所涉及的人物、地点、时间、机构以及事由中的名词、甚至某些动词，要尽量做到统一，保持一致性。这样做的主要目的，是方便计算机的检索查询。
在标引题名项时，应注意将官职爵位项和责任者项与题名项联在一起阅读，这样做有助于著录人员准确把握文件题名拟定时所需注意的各种要素，使题名的拟定更加准确。
二　档案整理工作与现代化技术
随着计算机技术的普及应用和网络技术的发展，各种信息处理变得十分方便灵活，检索手段亦越加丰富，档案整理工作的目标也应随着技术的发展发生一些变化。传统档案整理工作的最终目的是通过手工劳动，实现编制各类检索工具，方便读者利用。在计算机应用的初期阶段，档案整理工作的目标又确定为：利用计算机技术，编制各类检索工具，实现档案数字化管理。随着计算机技术的不断完善，特别是网络技术的应用，档案整理工作的工作目标应确立为：建立档案数字化信息库，编制各类机读档案检索工具，制作电子版全宗档案。
电子版全宗档案是将档案原件数码信息与档案检索信息一起输入计算机，通过编制各类计算机程序，将档案的影像信息和检索信息进行组合，实现档案全部信息的浏览与查询。电子版全宗档案不仅是档案原件的复制，更重要的是它同时具有检索功能，读者通过计算机不但能够看到档案原貌，更能够通过计算机所提供的各类检索途径，方便快捷地查询档案信息。另外，电子版全宗档案还可作为档案原件的另一种存放介质，起到保护档案原件的作用。
以我馆所藏74个全宗档案而言，对于内务府、内阁、宫中、军机处等大型全宗，可根据全宗构成特点，分别建立档案文种或机构的计算机档案查询系统，最终组合成大型电子版全宗档案。对于民政部、外务部、巡警部、度支部等中小型全宗档案，应以建立电子版全宗档案为主。其它档案数量不多的小型全宗，应建立电子版联合全宗档案。
在实现档案整理工作计算机管理的过程中，应注意建立健全各项与之相适应的管理制度，制定档案信息采集标准，优化工作程序，提高工作效率。
在档案著录过程中，制定档案信息采集标准是非常重要的一环。目前我们所采用的著录标准，仍沿用九十年代初制订的《明清档案著录细则》及《明清档案分类表》，随着计算机技术的深入应用，特别是在档案整理目标发生了变化的时候，有必要对此加以补充完善。一些著录项目需要优化，一些著录标准需要改善。目前著录项目中作为描述档案外部特征的档号、缩微号、时间、文种等项，其标引规定无需进行改动。官职爵位、责任者、分类号、地区代码等项则需要缩减，只需分别填写一项内容即可。这是由于档案图像信息参与到计算机检索系统当中，因此，作为档案检索项目也不必过于详细，档案检索信息的大致指引，已基本能够满足读者的检索要求。而作为揭示档案主要内容的题名项需要进一步规范，其标准可能照文前所述进行修订。《明清档案分类表》中的部分内容需要更改，一些项目需要扩展。要尽快确定档案信息数据库的基本形式及标准，确保档案信息采集的准确性。在确定数据库基本形

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式时，应考虑到各全宗档案的不同特点，适当保留一定的可变空间，方便各项数据的灵活处理。
一个计算机档案检索系统要根据各全宗档案的不同特点，建立相应的数据库，从数据库结构的确定到各数据库之间的链接关系，从数据的审校修改到数据的集成处理，无疑需要档案著录人员与计算机专业人员的密切合作，以确保系统的正常建立和运作。
（文章来源：《历史档案》2001年第1期，中华文史网整理。）< td="">

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