档案管理系统-纂修清史工程与清代档案的整理

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2023-09-21 17:47
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原文标题：纂修清史工程与清代档案的整理

1924年直系将领冯玉祥将末代皇帝溥仪驱除出宫，翌年成立故宫博物院。原存深宫大内的清中央国家机关暨皇室秘档均交故宫博物院图书馆之文献部保管。至此，这批

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珍贵的历史档案资料，从昔日的皇家私人秘藏转而成为中华民族公共的历史文化遗产，也成为我们今天大规模纂修清史的基础。2002年12月12日，国家清史编纂委员会在北京成立，标志着国家纂修清史工程正式启动。随之，中国第一历史档案馆馆藏清代历史档案的整理，也进入了一个全新的阶段。
一　80年来清代历史档案的整理概况
从上个世纪的20年代末，以陈垣、沈兼士为代表的老一代历史学家以及单士魁、张德泽等老一代档案工作者在十分艰难的社会条件下，开始了对清代历史档案的收集、整理、编辑、出版工作。
近80年的清代历史档案的整理历史，大致可以划为三个阶段。
从1925年故宫博物院文献馆成立到1949年大陆解放的24年，是明清档案整理工作在艰难的环境下缓慢发展的初创时期。由于封建军阀的连年混战，日本帝国主义的侵略战争以及国民党政府的腐败统治，给明清档案事业的发展带来了极大的困难，老一辈档案工作者，亦即第一代档案人在十分艰难困苦的条件下，为抢救保护中华民族的历史文化遗产做出了种种努力，其中包括采用逐件、逐册登记编号的方法整理出版了一大批清代重要档案。同时，一些专家和学者在参加整理明清档案的实践中，也开始了对档案学的研究。其中，文献馆副馆长、北京大学历史学教授沈兼士先生在总结了整理明清档案的一般经验教训后，提出了“整理以不失原来之真象”[①]的原则，认为对所有的档案都应进行普遍的整理和“系统的分类”。另一位档案界前辈方生先生则进一步提出了以衙署分类的整理原则，与沈兼士先生“整理以不失原来之真象”的思想十分近似。这些当时被看作是全宗原则萌芽的认识，为我们此后确立全宗体系奠定了基础。但是，由于社会历史条件的局限，他们只能在理论上做一些初步的探讨，不可能再做深入、广泛的实践与研究，明清历史档案的整理也未取得明显的效果。
从1949年建国起，到1975年确立74个全宗的管理体系止，这26年间是中国第一历史档案馆的档案整理工作大发展的时期。建国以来

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，由于党和政府的关怀和重视，档案馆陆续从全国各地、各单位接收了一大批清代档案，包括苏联在50年代归还我国的黑龙江将军衙门及东北地区八旗驻防机构的档案，这就使档案馆馆藏档案数量急剧增加。由于当时馆藏的大部分档案及新接受的档案都是未经整理的零散档案，而当时社会迫切需要利用清代历史档案，这就为清代历史档案整理工作大规模开展提供了充分的社会条件。从1956年开始，在国家档案局的支持和指导下，第二代档案工作者开始了对馆藏历史档案的大规模的普遍整理。由于动员了大批文科高等院校的师生参加整理，取得了巨大的成绩。仅1958年4月到1959年9月近一年半的时间里，就初步整理了军机处录副奏折、宫中朱批奏折、内阁题本、内务府呈稿等约计240多万件。在此期间，对传统的整理原则及工作方法进行了改革，包括确定全宗原则

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。将原来的逐件登目、按时间顺序的整理方法，改为分类立卷，并建立了以军机处录副奏折18大类为代表的档案整理分类体系，诸此等等。这是整理工作的一个转折点，此后档案馆的档案整理工作基本上都是遵循这一原则进行的。到1975年止，基本完成了对馆藏档案的初步整理，建立了74个全宗。
对于档案馆档案整理工作的这一大转变，从一开始就存在着争论，而且这个争论一直延续至80年代中期。争论焦点主要在整理的原则和手段，具体的就是50年代采取的分类立卷与传统的逐件登记、按时间顺序的方法之争。客观地讲，50年代出现的整理原则和手段的改变并不是孤立和偶然的，它是为适应当时国家建设的迫切需要而产生的。在这个时期所确立的历史档案要为社会主义革命和社会主义建设服务的指导方针以及在这一方针指导下所进行的大规模的普遍整理，在实际中取得了显著的成绩。从这点意义上来说，新的整理原则的诞生充分实现了预期的目的。但是，在确立新原则的过程中，由于左的思潮的影响，使我们不能正确评价前人的成绩和经验，而是简单的一概视为资产阶级的东西而被遗弃，对坚持传统的整理原则和方法的同志，也不加分析地视为保守、因循守旧等等。在这种情况下，中断了文献馆时期的一些有益的研究和尝试，这实在是十分沉痛的教训。同时，当时过于追求数量及速度，而忽视了整理工作的质量，这还不仅仅是分类原则制定的不够完善，组成的案卷过于粗略的问题，而且档案分类过程中，也出现了许多原来可以避免的错误。可以说，多快与好省的矛盾，在这一时期中始终未能解决好，而且以当时的认识水平与技术条件来看，也不可能找出更好的解决办法了。
第三个阶段应该从1976年开始，但由于当时档案库房正在搬迁，实际上是从1978年开始的。曾在50年代末和60年代初对档案进行大规模整理之际，就设想过在结束对档案的初步整理后，还要对其中的重要档案进行详细的内容加工整理。这项工作的实施是在1978年开始的。在党的十一届三中全会以后，党的工作重心已经顺利转上社会主义建设的轨道，这就对档案的整理工作提出了更高的要求。如何提高整理工作的效率和质量，也就成为这一阶段新的也是主要的课题。在80年代初期，档案馆先后组织了多次基础工作学术讨论会，其中着重对整理工作的历史和发展进行了总结和探讨。大家在对近60年整理清代历史档案工作的经验和教训进行认真的梳理过程中，发现我们在整理过程中所遇到的许多矛盾，是用传统的工作方法，其中包括分类立卷及逐件登记、按时间顺序等等，都根本无法解决的。因为利用者对档案的需求是多方位的，而我们的整理工作无论采用哪种方法也都仅仅能满足其中的一种要求，根本不可能面面俱到。因此，我们只有更新观念，运用新的技术手段，才能使我们的档案工作开拓一条新的途径，从而最大限度地满足社会各方面的利用需求。
国家档案局在1984年的一份文件中曾指出:“社会主义现代化建设的全面

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发展，要求档案部门广泛、大量储备和迅速、系统提供档案信息为其服务。大力开发、传递档案，为各方面服务，已成为我们一项重要任务。”[②]这里所说的“档案信息”正是我们需要的新的观念。
信息，是指事务的运动状态、存在方式的直接和间接的描述。从这个定义出发，档案信息无疑也是社会信息系统的一个重要部分，因为档案就是人类从事各种社会活动的原始记录，档案信息是指记录在档案文件中的数据、情况、知识和消息等，而记载这些数据、情况、知识和消息的纸张、照片、胶片、磁带、光盘等则是档案赖以存在的载体。利用者要求查询档案，需要的并不是档案的实体，而是记载在纸张上的档案信息。因此，档案馆向利用者提供档案实体是次要的，而提供档案信息才是真正主要的任务。然而多年来，我们一直在按一种分类原则把档案实体提供给其阅读、摘抄或复制。这种整理方法的弊病很多，我们姑且可以不去考虑这种整理方法能否满足利用者的多种需求这个问题，单就档案实体来说，就是一种非常不安全的因素。多年来，从事档案技术保护的同志一直在警告说，人为的损害实际上要比档案的自然损害严重的多。但是，由于技术条件的限制，我们长期以来一直无法解决这些矛盾。
同时，运用新的技术手段，在科学技术飞速开始发展的80年代，已经完全是现实可行的了。所谓新的技术手段，主要是指缩微摄影技术和计算机技术。在过去的几十年中，缩微摄影技术已经是世界各国档案存储、复制一种经久不衰的有效手段。然而，进入80年代以来，具有相同功能的光盘技术也在飞速的发展。无论是缩微摄影技术还是光盘技术，都是把档案信息从纸张载体转移到胶片或光盘上，其作用一是保护档案实体不再受到人为的损害，二是便于利用。近10多年来，缩微摄影技术或光盘技术已同计算机技术紧密结合起来，即把档案文件的内容和特征，按照国家标准或行业标准进行著录后存贮到计算机中，并与先行扫描存贮到计算机中的档案图像进行挂接，组成档案数据库。由此，经过加工和浓缩了的档案信息又被转移到计算机的磁盘中，并通过计算机的网络系统使档案信息得到传递和交流。
自80年代以来，随着新观念的出现和新技术的推广运用，必然给清代档案的整理工作带来根本的变革。很显然，按六、七十年代的设想对档案实体再进行重复的详细内容加工整理已变得不重要了，尤其是那些已经过初步整理的档案。为此，作为档案馆第三代档案工作者，在努力学习掌握新观念和新技术的同时，重新审视了在新的历史时期档案整理工作在整个档案管理系统中的地位和作用，进一步明确了整理工作的指导方针，这就是进一步完善和固定档案实体的秩序，加强揭示档案内容和特征的著录工作，充分利用以计算机为龙头的先进技术手段，以完成档案信息化进程。在这个基本指导方针指引下，档案馆用了大约10年的时间进行试验摸索，已经形成了一套基本成熟、行之有效的工作程序，可以为即将开始的清史编纂工程提供比较完善的服务了。
二　清史编纂工程与档案整理
清史编纂工程是21世纪的标志性文化工程，为保证编纂的清史是真正高质量、高水平的传世之作，除了在史学观点、编纂体例、结构文字都要创新外，最重要的一条，就是要充分利用保存下来的清朝档案，以期真正做到“材料丰富，史料翔实”。
中国第一历史档案馆保存了清中央国家机关及皇室档案1000余万件（册），占现存于世的清朝历史档案50%还要多一些。在档案馆近80年的历史中，这些档案经初步整理，基本实现了“有规可循，有目可查”。但由于历史的原因，大部分档案的整理都比较粗略，特别是多数档案的卷内秩序尚未固定。据对馆藏珍贵和重要的档案调查统计，大约还需要对馆藏档案中的400万件（册）档案进行加工整理，才能基本满足清史编纂工程的需要。
一些老档案工作者曾产生疑虑，他们担心为纂修大型清史服务会对已形成数十年的全宗体系造成不利的影响。实际上这种担忧和疑虑是不必要的。因为今天的整理基本上是在不改变原有全宗体系的前提下进行的。在经过从上个世纪80年代到本世纪初20多年的观念更新和技术革命后，档案馆在应对纂修大型清史工程方面无论在理论还是实践上都已经做了比较充分的准备，包括拟提供清史工程利用档案的整理规划、实施方案以及整理人员培训等方面，都做了十分周密的考虑和安排。根据清史编委会的总体要求，档案馆拟定了整理档案的重点和范围为:康熙朝至宣统朝的朱批奏折约64万件、军机处雍正朝至宣统朝的录副奏折约72万件、内阁六科题本从顺治朝至光绪三十二年约计140万件、内务府奏案、奏销档约25万件，还有外务部、民政部、兵部陆军部、刑法部、顺天府等中小全宗档案及上谕档、电报档、史书、起居注册等簿册档案，约计400余万件。整理的方法步骤是先按档案原有的全宗体系做档案的秩序加工整理，逐件进行规范的档案信息著录并录入计算机，然后再以拍照或扫描的方式将档案原文存贮到计算机中，最终建立档案数据库，清史纂修专家可以优先在网上获得所需的档案信息；另外，从社会上聘用临时工作人员，经过一段时间精心培训，分别参与档案的整理著录及扫描拍照工作，这种做法档案馆已经持续了数年之久，积累了十分丰富的管理经验。
总之，档案工作者能够参与清史纂修工程，是千载难逢的机遇。我们要充分抓住契机，对清代档案进行大规模的整理和出版，同时也为清史纂修工程贡献自己的一份力量。